di Laura Ferrari |
L’invio di personale all’estero rende applicabili sia le norme italiane che disciplinano il lavoro transnazionale, sia la normativa del Paese di destinazione e le norme di diritto internazionale.
È evidente quindi che per una corretta gestione si renda necessario analizzare ogni singola casistica. Solo in poche situazioni i lavoratori inviati all’estero per brevi missioni possono essere esclusi dalla sfera di applicazione della normativa estera, rimanendo legati unicamente alla normativa italiana. Ad esempio, per il diritto internazionale comunitario fanno eccezione le riunioni e le fiere senza prestazione di servizi a un destinatario estero. Se si esce da tali ambiti, al lavoratore in trasferta si applicano le stesse regole previste per il distacco transnazionale, tra le quali anche quella della parità di trattamento retributivo.
Lex loci laboris e i tre livelli di tutela sul piano previdenziale
La disciplina previdenziale si poggia sul principio della lex loci laboris: la legge applicabile ai fini contributivi è, di regola, quella del luogo in cui la prestazione lavorativa viene materialmente svolta. A prescindere dalla nazionalità del lavoratore o dalla sede del datore di lavoro. Distacco comunitario e distacco previdenziale nei Paesi convenzionati sono deroghe temporanee a questo principio generale, che consentono di mantenere la contribuzione nel Paese di provenienza per un periodo limitato.
Nei Paesi extra-UE non convenzionati, invece, l’applicazione piena della lex loci laboris comporterebbe, senza correttivi, una doppia contribuzione piena. Quella dovuta localmente in base alla legge del luogo di lavoro, e quella imposta dalla legge italiana. È proprio per mitigare questo doppio costo che l’art. 4 D.L. 317/1987 riconosce al datore di lavoro la riduzione di 10 punti percentuali sulle aliquote Ivs e ASpI. Anche sul fronte del distacco transnazionale in ambito UE, la Direttiva (UE) 2018/957 ha rafforzato l’applicazione della lex loci laboris. Ampliando le garanzie retributive, indennitarie e sulle condizioni di alloggio dei lavoratori distaccati, equiparati sempre di più ai dipendenti dell’impresa distaccataria.
Distacco in ambito UE, See e Svizzera
Si considera distaccato il lavoratore che, occupato in Italia presso l’impresa da cui dipende, viene inviato all’estero per conto e nell’interesse della stessa impresa per un periodo che non può eccedere i 24 mesi. Il regime presuppone la temporaneità dell’invio, il mantenimento di un legame organico con l’impresa distaccante per tutta la durata del distacco e il fatto che il lavoratore non sostituisca un altro dipendente già distaccato. Durante il periodo resta applicabile la contribuzione italiana, senza necessità di autorizzazione.
Per attestarlo nei confronti dell’ente estero, evitando la doppia contribuzione, l’impresa deve richiedere all’Inps, esclusivamente in via telematica, il certificato A1. Se il distacco deve proseguire oltre i 24 mesi, occorre un accordo in deroga da richiedere, con apposita relazione motivata, alla Direzione regionale Inps competente. Oltre agli aspetti previdenziali, l’impresa che invia personale in un Paese UE deve rispettare gli obblighi propri del distacco transnazionale: informativa scritta preventiva al lavoratore su condizioni contrattuali, retribuzione e durata prevista. Nonché comunicazione preventiva alle autorità dello Stato ospitante secondo le modalità previste da ciascun Paese (in Francia, ad esempio, tramite il portale Sipsi). Il portale italiano distaccoue.lavoro.gov.it riguarda solo i distacchi in entrata verso l’Italia, non quelli in uscita verso l’estero, un equivoco piuttosto diffuso a cui è bene fare attenzione.
Copertura sanitaria e infortunistica durante la permanenza all’estero
Un aspetto spesso trascurato riguarda l’assistenza sanitaria del lavoratore inviato all’estero, che cambia a seconda della durata della permanenza e del Paese. Per soggiorni brevi in ambito UE è sufficiente la Tessera Europea di Assicurazione Malattia (Team). Per la copertura infortunistica, il riferimento è invece il modello PD DA1 (ex formulario E123), rilasciato dall’Inail su richiesta.
L’invio della comunicazione preventiva in ogni singola trasferta, seppure non sia sanzionata l’omissione, è fortemente raccomandata per consentire l’accelerazione della fase istruttoria di un infortunio sul lavoro o una malattia professionale in caso di distacco o attività lavorativa temporanea in un altro Stato di Unione Europea, SEE o Svizzera. Anche la trasferta comunitaria, del resto, è equiparata dall’Inail al distacco ai fini assicurativi. Pure il lavoratore in trasferta deve essere munito del formulario di distacco e il datore di lavoro resta tenuto al pagamento dei premi Inail sulle lavorazioni svolte all’estero.
Invio in Paesi Extra-UE convenzionati
Nei Paesi extra-UE con cui l’Italia ha sottoscritto un accordo di sicurezza sociale si applica, con regole analoghe a quelle comunitarie, lo speciale regime del distacco previdenziale, previsto nella quasi totalità delle convenzioni. La differenza principale è che le convenzioni coprono di norma solo una parte delle assicurazioni. Obbligando l’azienda ad aprire una specifica posizione assicurativa presso l’Inps per ciascun Paese di destinazione ed inviare l’apposita modulistica reperibile sul sito dell’Inps.
Tra i Paesi convenzionati rientrano, tra gli altri, Argentina, Australia, Brasile, Canada e Quebec, Capo Verde, Israele, Jersey e Isole del Canale, i territori dell’ex Jugoslavia, Principato di Monaco, Tunisia, Uruguay, Stati Uniti, Venezuela, Corea, Turchia, Giappone, Albania e Moldavia. Non tutte le convenzioni hanno però la stessa estensione. Quella con la Corea riguarda solo il distacco. Mentre quelle con Giappone e Moldavia coprono unicamente il trasferimento delle domande di pensione, non la contribuzione dovuta durante il periodo di lavoro. Prima di applicare in automatico le regole tipiche delle convenzioni parziali va sempre controllato il testo dell’accordo specifico, anch’esso consultabile sul sito dell’Inps.
Invio in Paesi Extra-UE non convenzionati
Per i Paesi extracomunitari privi di accordo di sicurezza sociale, la legge italiana impone comunque l’apertura di specifiche posizioni assicurative presso Inail e Inps per Ivs, disoccupazione involontaria, infortuni e malattie professionali, malattia e maternità. I contributi si calcolano non sulla retribuzione effettiva, ma su retribuzioni convenzionali, fissate ogni anno con decreto interministeriale entro il 31 gennaio.
Il valore si determina confrontando la retribuzione da Ccnl, esclusa l’indennità estero, con le tabelle settoriali allegate al decreto. Risulta frazionabile in ventiseiesimi solo in caso di assunzione, cessazione o trasferimento nel corso del mese. Sulle aliquote Ivs e disoccupazione è prevista una riduzione del 10%. Anche i premi Inail seguono la retribuzione convenzionale. Per il 2026, il riferimento è il D.I. 29 maggio 2026 (G.U. n. 133 dell’11 giugno 2026), illustrato dalla Circolare Inps n. 66 del 18 giugno 2026. La stessa Circolare specifica che i datori di lavoro possono regolarizzare i periodi da gennaio 2026 a giugno 2026 senza aggravio di oneri aggiuntivi entro il 16 settembre 2026.
Gli aspetti fiscali
Dal 1° gennaio 2024, per effetto del D.Lgs. 209/2023, è cambiata la definizione di residenza fiscale (art. 2 Tuir). Sono residenti in Italia, per la maggior parte del periodo d’imposta, coloro che vi hanno la residenza civilistica, il domicilio, o che vi sono semplicemente presenti (contando anche le frazioni di giorno). La novità più rilevante riguarda il domicilio. Il quale non è più, come in passato, il luogo dei propri affari e interessi economici, ma il luogo in cui si sviluppano principalmente le relazioni personali e familiari.
Inoltre, l’iscrizione all’anagrafe della popolazione residente, che prima faceva scattare una presunzione assoluta di residenza fiscale in Italia, oggi vale come presunzione relativa, superabile con prova contraria. Chi si trasferisce all’estero per più di 12 mesi deve iscriversi all’Aire (Anagrafe degli Italiani Residenti all’Estero). E, contestualmente, cancellarsi dall’anagrafe della popolazione residente (L. 470/1988). Ne sono esonerati, tra gli altri, i lavoratori stagionali e chi si reca all’estero per un periodo inferiore all’anno. L’iscrizione all’Aire, tuttavia, non è di per sé sufficiente a escludere la residenza fiscale italiana se permangono in Italia legami personali o familiari significativi.
La prassi amministrativa considera indici di radicamento in Italia, tra gli altri, la disponibilità di un’abitazione, la presenza della famiglia, il possesso di beni, la partecipazione a riunioni d’affari o la titolarità di cariche sociali. Chi resta fiscalmente residente in Italia è tassato sul reddito ovunque prodotto. Mentre i non residenti sono tassati solo sul reddito prodotto in Italia. La combinazione dei due criteri può generare doppia imposizione sullo stesso reddito, che le convenzioni contro le doppie imposizioni cercano di prevenire. E che comunque l’ordinamento italiano attenua con un credito d’imposta per le imposte estere pagate a titolo definitivo (art. 165 Tuir).
Per chi resta fiscalmente residente in Italia mentre lavora stabilmente all’estero, l’art. 51, comma 8-bis del Tuir prevede un regime speciale. Il reddito da lavoro dipendente non è tassato sulla base della retribuzione effettiva, ma sulle retribuzioni convenzionali determinate annualmente per settore. Il regime si applica solo se il lavoratore svolge la propria prestazione continuativamente ed esclusivamente all’estero. In base a un contratto specifico che lo colloca in un apposito ruolo estero, per un periodo superiore a 183 giorni nell’arco di 12 mesi (anche a cavallo di due anni solari). Se il rapporto comincia, ad esempio, a ottobre con un contratto pluriennale, le retribuzioni di ottobre-dicembre possono già essere tassate su base convenzionale, se sussistono sin da subito i requisiti richiesti. L’anno successivo l’intero periodo sconterà la tassazione convenzionale.
Riflessioni conclusive sull’invio dei lavoratori all’estero
Quando ci si avvicina per la prima volta a questa tematica non è insolito commettere alcuni errori. Spesso legati anche alla difficoltà di reperire agevolmente tutte le informazioni necessarie. Tra i più comuni in ambito comunitario vi è la mancata comunicazione preventiva di distacco da inviare, prevalentemente in modalità telematica, alle autorità del Paese ospitante. Ma anche il mancato adeguamento delle retribuzioni, quale elemento retributivo aggiuntivo rispetto all’indennità di trasferta. Ancora, il certificato A1 non richiesto per le trasferte brevi, ritenute erroneamente escluse dall’obbligo.
L’invio di un lavoratore all’estero richiede, prima ancora degli adempimenti operativi, la corretta qualificazione del Paese di destinazione: comunitario, convenzionato o non convenzionato. Unita al reperimento di tutte le informazioni necessarie per la corretta gestione. Da questa scelta dipendono il documento da attivare, la posizione assicurativa da aprire e la base imponibile su cui calcolare i contributi.
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