Gli uffici stanno tornando a popolarsi, ma il modo in cui vengono vissuti è profondamente diverso rispetto al passato.
Con il 62% delle aziende che oggi richiede ai lavoratori alcuni giorni di presenza in sede, la maggiore affluenza rende sempre più complessa la gestione degli spazi e delle dinamiche di utilizzo quotidiane. In questo scenario, i dati diventano uno strumento centrale per interpretare e ottimizzare il funzionamento degli edifici; al contempo, migliorare la qualità delle informazioni raccolte è la seconda priorità del corporate real estate. “Grazie ai dati generati anche da infrastrutture come gli ascensori connessi è possibile analizzare in tempo reale come vengono utilizzati gli spazi e interpretare ciò che accade negli edifici”, spiega Marco De Flora, Service Director di Kone Italy & Ibérica.
Uffici sempre più frequentati e postazioni sempre meno disponibili
Il sempre più diffuso “back to the office” sta ridisegnando la quotidianità del lavoro. Dopo anni caratterizzati da modelli ibridi e lavoro da remoto, oggi le aziende si trovano ad affrontare una nuova sfida: gestire spazi più frequentati e con dinamiche di utilizzo sempre meno prevedibili. Secondo il Global Workplace & Occupancy Insight 2026, il tasso di occupazione globale degli edifici ha raggiunto il 53% nel 2025, il valore più alto dal periodo pre-pandemia, in netto aumento rispetto al 38% del 2024 e al 35% del 2023. Si tratta del livello di frequentazione più elevato registrato negli ultimi cinque anni.
Dallo studio emerge inoltre un crescente disallineamento tra presenza delle persone e reale disponibilità delle postazioni, con il tasso di occupazione globale delle scrivanie che ha raggiunto il record storico del 111%. A confermare questo cambiamento è anche il Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026, secondo cui il 62% delle aziende richiede oggi giorni fissi di presenza in ufficio, rispetto al 49% del 2025, mentre il 70% dei dipendenti lavora in sede da tre a cinque giorni alla settimana.
Parallelamente, gli uffici evolvono verso modelli sempre più condivisi, rendendo fondamentale disporre di dati accurati non solo sugli accessi agli edifici, ma anche sull’utilizzo dei singoli spazi. Per questo, migliorare la qualità delle informazioni raccolte è oggi la seconda priorità del corporate real estate a livello globale e il 73% delle organizzazioni ha già adottato programmi di data governance, ponendo le basi per una gestione degli uffici più efficiente e orientata ai dati. Una questione che riguarda anche l’Italia, dove, secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, solo il 6% delle imprese opera in modalità full remote.
La connettività come strumento informativo
L’integrazione della connettività, dall’Internet of Things (IoT) all’intelligenza artificiale, quindi, porta con sé una profonda trasformazione del ruolo delle infrastrutture da semplici impianti a veri e propri strumenti di lettura della vita in ufficio. “Ogni corsa in ascensore, ad esempio, fornisce dati reali sul modo in cui gli edifici vengono vissuti ogni giorno” spiega Marco De Flora. Un ruolo confermato dall’analisi condotta dalla stessa multinazionale finlandese, attraverso il servizio KONE 24/7 Connected Services, che ha preso in esame oltre un miliardo di corse registrate in 10 città europee negli ultimi cinque anni.
Un’indagine che ha evidenziato una crescita costante del numero di corse tra il 2022 e il 2025, confermando che il ritorno al lavoro in presenza è ormai un fenomeno strutturale. Milano, in particolare, ha registrato una crescita costante mese dopo mese nel corso del 2025 e un ulteriore incremento dell’8% tra il 2025 e il 2026. “In questa prospettiva, e trasportando ogni giorno miliardi di passeggeri, gli ascensori rappresentano un osservatorio privilegiato dei flussi di presenza e dell’evoluzione delle modalità di lavoro” conclude.
Il valore dei dati per migliorare l’esperienza lavorativa
Il vero valore delle informazioni raccolte risiede nella loro capacità di trasformarsi in insight operativi. Grazie agli ascensori connessi e ai sistemi di manutenzione predittiva, infatti, questi dati possono essere analizzati in modo continuo per comprendere i flussi di persone, anticipare criticità e supportare una gestione più intelligente degli spazi. Tali informazioni offrono alle aziende strumenti concreti per ottimizzare l’organizzazione degli ambienti, migliorare l’esperienza delle persone e aumentare efficienza e sostenibilità. Un approccio che segna il passaggio da una gestione reattiva a una pianificazione degli edifici data-driven e predittiva, con impatti concreti sulla qualità della vita negli spazi di lavoro.
I benefici dell’integrazione della connettività negli uffici
- Comprendere i flussi di persone e migliorare la user experience: analizzare i picchi di occupazione e movimento all’interno degli edifici permette di ottimizzare i flussi, ridurre i tempi di attesa e adattare l’equipaggiamento e i servizi alle esigenze degli utenti;
- Ridurre le criticità negli spostamenti: monitorare i movimenti consente di individuare le aree più congestionate e intervenire per migliorare la circolazione interna all’edificio;
- Ottimizzare la distribuzione degli spazi: i dati di utilizzo degli ambienti consentono di adattare tali spazi alle esigenze degli utenti;
- Supportare un lavoro ibrido più equilibrato: pianificare e distribuire in modo omogeneo i flussi di presenze attraverso l’analisi dei dati delle stesse aiuta a evitare sovraccarichi in specifiche aree o fasce orarie;
- Pianificare gli investimenti futuri: l’analisi storica dei dati consente di prevedere l’evoluzione dell’utilizzo degli edifici e programmare di conseguenza eventuali interventi di ammodernamento, ampliamento o ristrutturazione degli spazi con maggiore efficacia;
- Aumentare sostenibilità ed efficienza: ottimizzare il funzionamento degli impianti permette di ridurre consumi energetici e sprechi e prendere decisioni più consapevoli per anticipare le esigenze future dell’organizzazione.
