Oltre la metà dei datori di lavoro italiani, il 56,5% contro il 44% della media Ue, impiega i Managed Payroll Services (MPS), contro il 46% del 2024: una soluzione, le buste paga in outsourcing, che combina software esterni e suppoto di esperti.
Attualmente solo il 4% delle aziende ha completamente esternalizzato il payroll, ma una su dieci prevede di farlo nei prossimi tre anni. Sono i dati della ricerca “HR & Payroll Pulse”, condotta da SD Worx su 5.936 responsabili HR e 16.500 dipendenti in 16 Paesi europei.
MPS in crescita, anche in Italia
Oggi un’organizzazione italiana su otto (12%) gestisce ancora calcoli e amministrazione del payroll interamente in house. Il 10% abbina software interni a personale esterno, mentre poco meno di una azienda su cinque (17,5%) utilizza soluzioni SaaS, basate su software payroll forniti da provider specializzati.
La modalità più diffusa, se parliamo di buste paga in outsourcing, resta quella dei Managed Payroll Services: il 56,5% delle organizzazioni italiane usa software esterni affiancati da un supporto parziale di esperti. In netto aumento rispetto al 35% del 2024. Un trend positivo che l’Italia condivide con Belgio e Paesi Bassi, in questo ultimo Paese raggiunge persino il 57%. Guardando, invece, al futuro europeo, il 47% dei datori di lavoro prevede di adottarlo entro i prossimi tre anni. Anche l’outsourcing totale è in rialzo: in Italia riguarda il 4% delle aziende, ma dovrebbe salire all’11% entro il 2029. Le prospettive più elevate si registrano in Belgio, Finlandia, Francia e Paesi Bassi (tutti al 16%).
Self-service e pay transparency
Nonostante la crescente esternalizzazione delle buste paga, le aziende continuano a investire internamente. Per il 23% dei professionisti HR italiani, la priorità principale per il 2026 è l’ampliamento delle soluzioni di self-service, che consentono ai dipendenti di accedere facilmente a buste paga o richieste di ferie. Servizio di cui oggi sei lavoratori su dieci sono ancora privi. Priorità seguita da iniziative per la pay transparency (21%), tra cui ad esempio analisi del divario retributivo o buste paga più chiare. E da strumenti di supporto per i dipendenti, come servizi di assistenza per le buste paga o chatbot (20%).
Al quarto posto si posizionano, invece, formazione e upskilling delle competenze dei team payroll interni (19%). Completano la top5, con il 18%, il miglioramento dell’analisi dei dati dei cedolini, per ottenere informazioni utili sulla forza lavoro, e le pratiche di payroll sostenibile, come processi digitali e maggiore efficienza.
Buste paga in outsourcing? Il cloud avanza
Interessante, infine, notare che il passaggio a piattaforme di gestione delle buste paga basate sul cloud registra in Italia un punteggio superiore alla media europea (17% vs 13%). Un’attenzione legata probabilmente alla necessità di una migliore integrazione dei sistemi per collegare payroll, HR, finance, rilevazione presenze e benefit. Per molte organizzazioni, infatti, la migrazione al cloud non riguarda solo la modernizzazione della tecnologia delle paghe, ma un processo di digitalizzazione più esteso.
“Il payroll sta evolvendo da funzione puramente amministrativa a leva strategica per HR, finance e workforce management”, commenta Michael Custers, Chief Strategy Officer di SD Worx. “Per questo le aziende stanno passando da modelli basati sui servizi a piattaforme più tecnologiche, integrate e orientate all’automazione. Si aspettano validazioni supportate dall’AI, processi continui e integrazioni fluide con gli altri sistemi aziendali. Allo stesso tempo, restano fondamentali compliance, precisione e affidabilità operativa. Ed è su questi pilastri che noi continuiamo a investire, per supportare decisioni migliori e offrire al dipendente un’esperienza di maggiore qualità”.
