Monitorare il payroll per evitare perdite aziendali

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Il processo di payroll non è sempre l’ambito più ovvio cui pensare quando si devono realizzare ingenti e rapidi risparmi. Eliminando i cosiddetti payroll leakage (perdite payroll), un’azienda può risparmiare potenzialmente milioni di euro l’anno, della cui perdita non era neppure totalmente consapevole.

Payroll leakage: cos’è?

In parole povere, con il termine payroll leakage si intendono i soldi persi da un’azienda a causa di processi di gestione delle paghe inefficienti o obsoleti. Le fonti di perdita possono essere rappresentate da errori banali, ad esempio, nel calcolo degli straordinari, degli incentivi, delle indennità per malattia, dei trattamenti dovuti in occasione della cessione del rapporto di lavoro ecc.  Può anche trattarsi di inesattezze legate alla fase del post payroll, e quindi di inadempimenti normativi o verso gli istituti di previdenza sociale, il fisco e altre terze parti, che fanno incorrere in successive multe, morosità o maggiori esborsi irrecuperabili.

Altri elementi retributivi, come i bonus, le commissioni, gli straordinari, gli accordi sindacali, contribuiscono ad accrescere ulteriormente quella variabilità che richiede una solida capacità di controllo e una profonda competenza dell’evoluzione normativa per poter addivenire ad un perfetto computo delle somme dovute.

Tutto ciò, a sua volta, può comportare ripercussioni a lungo termine, compresa la perdita di produttività, una cattiva reputazione dell’azienda e la conseguente perdita di entrate.

Possiamo dunque dire, in breve, che la causa prima dei payroll leakage risiede nella mancanza di automazione, di controllo, e di visibilità sui dati e sul processo di payroll. Una situazione molto più comune di quanto si creda, sia nelle piccole che nelle grandi organizzazioni.

Quanto ci costano i payroll leakage in termini di profitti?

Ci sono buone possibilità che la tua azienda stia dilapidando milioni di dollari l’anno a causa di errori nel complesso processo aziendale necessario a pagare i propri dipendenti. La buona notizia è che, una volta identificate le falle nel processo, le perdite possono essere arginate in tempi abbastanza brevi.

Grazie al lavoro svolto con diverse aziende multinazionali in tutto il mondo, è emerso che non è cosa inusuale per le organizzazioni riuscire a risparmiare milioni di dollari l’anno. È possibile, infatti, contenere la spesa semplicemente esaminando il processo di payroll e correggendo gli errori più comunemente commessi da tutte quelle realtà che non hanno piena visibilità e governance dei propri processi.

Ma di che cifre stiamo parlando? ISG, società leader di ricerca e consulenza tecnologica globale, ha calcolato che una cattiva gestione e progettazione dei processi e della tecnologia in ambito payroll aggiunga un ulteriore 0,5% – 1,5% su base annua al totale del costo aziendale per le retribuzioni. Considerando che il costo salariale medio delle aziende Fortune 500 va da 1 a 2 miliardi di dollari, le conseguenti perdite derivanti da una gestione inefficiente del payroll potrebbero causare perdite di liquidità fino a 30 milioni di dollari l’anno.

Si tratta di risparmi considerevoli a disposizione dei team finance in un momento in cui le loro organizzazioni devono recuperare le entrate perse nel 2020, mentre investono nella ristrutturazione e su un personale che è essenziale per realizzare la redditività e la crescita.

Le cause dell’inefficienza del payroll

Oltre a ridurre i margini aziendali, altre conseguenze di tipo finanziario ed operative sono connesse alle inefficienze del processo payroll. Di seguito alcuni di questi:

  1. Incapacità di comparare il costo del dipendente con la redditività della performance
  2. Retribuzioni e benefit pagati in eccesso
  3. Nessun controllo dei costi
  4. Processi retributivi complessi, manuali e non documentati, soggetti ad un elevato livello di errore
  5. Difficoltà di gestione delle crisi o delle espansioni dell’organizzazione, a causa dell’assenza di standardizzazione nei processi retributivi; limitata flessibilità organizzativa
  6. Rischi di mancata conformità legale dovuta a ritardi nella reportistica obbligatoria, imprecisioni e controlli manuali
  7. Rischi legati ai dati e alla protezione dei dati
  8. Processi decisionali rallentati e inficiati dall’assenza di una fonte di dati comparabili e puntuali.
  9. Danni al brand e alla reputazione aziendale
  10. Cause legali contro il datore di lavoro

Tenere monitorato il processo alla base

Per gran parte delle aziende, il payroll rappresenta il costo maggiore. Per questo motivo è contrario al buon senso che non esista un’unica fonte dati su cui valutare integralmente il costo e l’efficienza del personale. Questa mancanza di dati in tempo reale e immediatamente fruibili si è rivelata essere un enorme ostacolo per le aziende.

Durante i lockdown dovuti alla pandemia, i dipartimenti HR e Finance di quelle organizzazioni prive di una visione unificata si sono trovati disarmati di fronte alla necessità di valutarne gli impatti in termini di spesa, performance e rischi.

Il risultato, per molti, sono state perdite finanziarie ingenti e spesso ingiustificate – oltre ai semplici payroll leakage.

Una volta identificate, le perdite payroll si possono arginare. La pratica sul campo ci dimostra che, adottando le misure consigliate volte a sradicare le cause dei leakage e utilizzando KPI per tracciare le performance del processo, le aziende registrano incrementi di efficacia, un maggiore qualità del payroll, e ridotti rischi di non conformità e quindi di sanzioni in breve tempo, con un immediato miglioramento della situazione finanziaria.

Ristabilire le performance

La pandemia ha lasciato molte organizzazioni in uno stato di perenne transitorietà; una nuova condizione in cui sia la struttura organizzativa che gli obiettivi di business devono essere abbastanza flessibili da permettere di ripristinare almeno la situazione finanziaria di inizio 2020, oltre che ad affrontare un futuro dalle sembianze incerte.

L’adozione di processi e tecnologie in grado di bloccare le perdite connesse al payroll determinerà un’immediata contrazione dei costi e porrà le basi per la creazione di una visione organica sulla forza lavoro da parte di tutti le funzioni coinvolte, resa possibile solo dalla disponibilità di dati certi, comparabili e processabili.

Grazie alle funzionalità di workforce analytics e di ottimizzazione del costo del lavoro abilitate proprio da questi dati, è possibile identificare e agire sulle fonti di eccesso di spesa connesse alla gestione amministrativa del personale. Le nuove soluzioni software automatizzano, infatti, l’estrazione, l’analisi, il modellamento e il monitoraggio di rischi e costi del personale in precedenza invisibili.

Per avere successo, le funzioni aziendali non possono continuare a operare in silos. Sono tutte connesse tra loro dal legame costituito proprio dalle persone che compongono le organizzazioni, e che da essa vengono pagate. La business intelligence generata dal nuovo processo payroll digitale e standardizzato deve quindi essere messa a disposizione del finance, delle risorse umane, delle vendite e di altre funzioni chiave per permettere di individuare gli obiettivi di business attuali e futuri attraverso modelli di proiezione di dati istantanei, retrospettivi e futuri

Ottimizzare il processo di payroll per un futuro redditizio

La tecnologia è sicuramente lo strumento chiave a disposizione delle aziende per modernizzare la gestione interna del loro processo payroll; anche se oggi, sempre più spesso le grandi aziende scelgono di affidare il processo in outsourcing, eliminando integralmente i rischi o gli errori in ambito payroll e sostituendo costi imprevedibili con fatture predeterminate.

Negli ultimi 12 mesi abbiamo visto il posto di lavoro trasformarsi e l’introduzione di molte nuove regole e normative. Nel post-COVID, assisteremo a ulteriori e continue trasformazioni, mentre cerchiamo di capire che sembianze avrà il futuro del lavoro.

Assisteremo a cambiamenti significativi nel modo in cui i dipendenti verranno pagati e premiati. Questo aggiungerà complessità al processo di payroll, già di per sé impegnativo, e incrementerà il rischio di perdite finanziarie ad esso connesso. Le aziende devono dunque equipaggiarsi con processi solidi, supportati da tecnologie e capacità analitiche che gli diano capacità di controllo sulle cause dei problemi relativi alla gestione pianificazione, e retribuzione del personale. Prevenendo, così, le perdite prima che si verifichino, i risparmi finanziari che ne derivano potranno essere reindirizzati verso iniziative di crescita strategica e sostenibile.

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