L’analisi della piattaforma legaltech HEU su quasi un milione di documenti gestiti per le Pmi italiane individua dove il processo si ferma: nel 90% dei casi è tra l’invio e la firma dei contratti, una fase presidiata da controlli manuali e solleciti.
Nelle piccole e medie imprese italiane la metà dei contratti resta bloccata prima di arrivare alla firma. È un rallentamento silenzioso, che frena la velocità con cui le imprese più piccole avviano collaborazioni, chiudono vendite e formalizzano assunzioni. E che si concentra quasi per intero sull’ultimo passaggio del percorso: quello che separa l’invio del documento dalla sua sottoscrizione.
Lo rivela l’analisi di oltre 960.000 documenti legali gestiti da HEU, che quantifica un problema operativo noto ma raramente documentato. Solo poco più di tre contratti su dieci vengono sottoscritti senza intoppi. Mentre gli altri restano fermi in attesa di un passaggio che tarda ad arrivare. “Chi non lavora con i contratti tutti i giorni pensa che la parte difficile sia scriverli. Nella pratica, per molte piccole imprese, il vero punto critico arriva dopo: quando il documento è pronto e manca solo la firma. È lì che si accumulano giorni persi, solleciti, accordi che restano appesi. Per una Pmi ogni contratto fermo significa una collaborazione che parte in ritardo e un incasso che slitta. Il problema è che spesso te ne accorgi quando il tempo è già stato perso”, spiega Luca Visconti, co-founder di HEU.
Dove si perde velocità: tra invio e firma
Quando un contratto si arena, nel 90% dei casi il collo di bottiglia si concentra nella fase che segue l’invio e precede la firma. Il documento è pronto e completo, ma resta in attesa di un’azione del destinatario che tarda ad arrivare. È anche la fase meno presidiata. Nel 75% delle situazioni critiche lo stato del contratto viene ricostruito a mano, con una telefonata, una mail di sollecito o un controllo diretto nella casella di posta.
Il documento viaggia in digitale e la firma può essere elettronica, ma il monitoraggio resta analogico: nessun avviso automatico, nessuna vista unica sullo stato dei contratti, nessun segnale quando il flusso si interrompe. È il tipo di presidio manuale che l’automazione e l’intelligenza artificiale stanno iniziando a sostituire. Il ritardo, inoltre, spesso dipende dalla controparte. In circa la metà dei casi problematici la causa è esterna all’azienda che ha inviato il documento. Un cliente poco pratico di strumenti digitali, un intermediario, un passaggio che torna offline. Qui la sola firma elettronica incide poco, perché il rallentamento riguarda l’intero percorso che porta alla sottoscrizione.
Contratti nelle Pmi: strumenti nuovi, processi frammentati
Il fenomeno fotografa una digitalizzazione incompiuta, che convive con la spinta all’innovazione delle imprese più giovani. Molte Pmi hanno già adottato strumenti digitali per singole attività, dalla fatturazione elettronica alla firma remota, senza però un flusso unico che tenga insieme creazione, invio, revisione, firma, monitoraggio e archiviazione.
In assenza di quel filo, i documenti nascono da modelli diversi, viaggiano via email, finiscono in cartelle separate e vengono inseguiti con solleciti manuali. Basta un solo passaggio non tracciato perché l’intero processo rallenti. È in questo spazio che sta entrando l’intelligenza artificiale, impiegata per generare le bozze, evidenziare le clausole da rivedere e tenere traccia in automatico dello stato di ogni pratica.
Più visibilità sullo stato dei contratti
Il terreno su cui si concentrano le piattaforme legaltech pensate per le Pmi è la visibilità sull’intero ciclo di vita del contratto. Sapere a che punto del percorso si trova un documento, quando è stato aperto e da quanto tempo è fermo permette di intervenire tempestivamente. HEU opera in questo ambito integrando creazione e revisione guidate dei contratti tramite intelligenza artificiale, firma elettronica, archiviazione centralizzata e monitoraggio automatico dello stato dei documenti.
Fondata a Napoli da Luca Visconti, Stefano Quinzii, Marco Santorelli e Raffaele Messina, la piattaforma conta oggi oltre 300 clienti tra Pmi e startup e ha gestito quasi un milione di documenti legali. L’obiettivo dichiarato è fornire alle realtà più piccole un’infrastruttura per gestire le attività contrattuali ricorrenti, dagli accordi commerciali alle assunzioni, affiancando avvocati e consulenti senza sostituirli.
