Decidere nell’incertezza

di Gianluca Staglianò |

Viviamo in un contesto caratterizzato da crescente incertezza.

Le crisi geopolitiche, i cambiamenti economici, l’evoluzione tecnologica e la diffusione dell’intelligenza artificiale stanno trasformando rapidamente il modo in cui le organizzazioni operano. Inoltre, sempre più lavoratori, specialmente dopo la pandemia di Covid, hanno cominciato a dare sempre più importanza al loro tempo e alla qualità della vita, quantomeno a ricercarla. Infatti, le persone vivono il contesto che ci circonda in maniera diversa e questo si riflette sul modo in cui affrontano la quotidianità professionale. Non a caso una delle principali questioni sollevate dalle persone riguarda l’incertezza, con ricadute dal punto di vista psicologico. Accade a volte che questo ultimo aspetto venga tralasciato, e inevitabilmente può, in molti casi, portare a difficoltà oggettive dal punto decisionale, a causa delle innumerevoli mansioni e attività, nonché obiettivi, che le persone devono onorare. Oltretutto, in molti casi, poco chiari.

Approcci manageriali divergenti

In questo scenario, alle aziende è richiesto sempre più spesso di prendere decisioni rapide, complesse e ad alto impatto. Nelle organizzazioni piccole, medie o grandi che siano, le decisioni rappresentano il perno fondamentale su cui tutto ruota. Nei momenti in cui la situazione che circonda i diversi ecosistemi diventa ardua per una serie di fattori che non derivano per forza da situazioni geopolitiche e cambiamenti economici, bensì da congetture o problemi interni, diventa cruciale il ruolo del management.

In alcuni contesti aziendali mi è capitato di osservare situazioni in cui, di fronte allo stesso problema, i componenti del management hanno adottato approcci diversi e preso decisioni divergenti. Ad esempio, in un’organizzazione nella quale ho avuto il piacere di lavorare come formatore, mi è capitato di osservare due manager chiamati a gestire la stessa situazione: un collaboratore in difficoltà nel raggiungere gli obiettivi. Uno dei due ha scelto di intervenire subito, in modo diretto, aumentando il controllo. L’altro ha preferito aspettare, cercando di comprendere meglio le cause e lasciando maggiore autonomia. Stesse informazioni, stesso contesto. Due decisioni completamente diverse. La divergenza decisionale dei due manager ha portato a una situazione di stallo. Situazione che stava avendo con il tempo un effetto negativo sul resto del team, con conseguente calo di performance e allontanamento dal risultato.

La “fatica” del prendere decisioni

Proprio nei momenti in cui prendere decisioni diventa fondamentale, emergono con più evidenza alcune criticità. In diversi contesti formativi sui tempi come leadership, lavoro in team e comportamento organizzativo, emerge con chiarezza come la decisione sia spesso l’aspetto più problematico. Molto spesso si tende a pensare che decisioni poco efficaci dipendano da una mancanza di dati o informazioni. Ma perché pensiamo quasi sempre solo ai dati e alle informazioni? Perché nella quasi totalità dei contesti la decisione è legata a un tema di performance?

Probabilmente una delle risposte è nel grande bisogno che le aziende oggi hanno in materia di competenze tecniche. Le nuove tecnologie impongono la ricerca di figure sempre più specializzate, in grado a loro volta, proprio per le loro competenze, di prendere decisioni cruciali per il rispetto di obiettivi di performance. Infatti, ci troviamo ad affrontare anche un contesto generale in cui tante persone e lavoratori cominciano a soffrire la mancanza di tempo o la troppa pressione. Per questa ragione, nelle organizzazioni, il problema è spesso più profondo. A parità di contesto e informazioni, persone diverse possono prendere decisioni completamente diverse. Purtroppo, tralasciando spesso aspetti che aiuterebbero le persone a vivere l’azienda come un contesto più orientato all’armonia di gruppo e all’attenzione su fattori personali.

La grande concentrazione su aspetti legati alla performance, un po’ meno alla persona, specialmente in contesti molto sfidanti come quello che stiamo vivendo, può portare a una serie di effetti concreti nelle aziende. Infatti, negli ultimi anni è diventato fondamentale creare un ambiente sano e bello dove spendere molte ore della propria giornata. Questo per incentivare l’armonia e stimolare il cervello per fare in modo che anche le decisioni da prendere ne risentano in positivo. Quando però ciò che ho elencato in precedenza viene a mancare si creano alcuni effetti concatenati tra loro e molto pericolosi per l’armonia delle organizzazioni e la qualità delle decisioni in tempi incerti.

Gli effetti pericolosi delle decisioni

Il primo effetto concreto potrebbe essere l’incoerenza nelle scelte, dovuta a come erroneamente prendiamo decisioni. Nelle aziende succede che due manager devono valutare la stessa situazione, nello stesso contesto, con a disposizione le stesse informazioni. Quanto descritto sopra porta però a decisioni diverse. Pensiamo a un manager più severo e l’altro più permissivo. Un manager che interviene subito mentre l’altro rimanda.

Infatti, oggi si lavora tanto anche sulla leadership ma meno sulla qualità delle decisioni, che genera altro effetto critico ovvero quello di definire le priorità. Un tema fondamentale, perché dipende da come prendere decisioni, da come le persone vivono le organizzazioni. Da quello che viene percepito ogni giorno, quando si varca la soglia del sistema in cui ci troviamo a operare e a prestare le nostre capacità e competenze a un sistema più complesso. Le priorità, infatti, hanno anche un ruolo fondamentale nella definizione degli obiettivi aziendali, spesso orientati alle performance e poco aperti a un discorso più grande come quello del benessere dell’organizzazione.

Priorità e obiettivi

Molte realtà hanno gruppi che lavorano su attività percepite come urgenti, ma non realmente prioritarie. Il risultato? Molto lavoro svolto e poco allineamento rispetto agli obiettivi reali. È vero, infatti, che decisioni prese nel modo giusto, aiutano a definire le priorità che aiutano a costruire e definire obiettivi stimolanti. Questi ultimi creano armonia nelle persone, quando sono ben definiti e chiari, specialmente nella definizione dei ruoli e delle mansioni e di chi deve prendere decisioni, evitando l’effetto percepito dell’ingiustizia all’interno del team.

In molti corsi di formazione ho avuto un tema presente da sviluppare, ovvero quello della creazione degli obiettivi. Oppure il miglioramento e quindi la definizione di obiettivi già presenti e poco chiari. Spesso ho notato obiettivi con lacune dal punto di vista temporale, obiettivi senza la specifica di persone e mansioni, obiettivi troppo generali, oppure obiettivi solo, e ripeto solo, numerici. La perdita di orientamento rispetto a questo ultimo punto ha portato inevitabilmente a blocchi importanti, con il rischio di indebolire le organizzazioni soltanto per un rallentamento dei processi decisionali.

Decisioni e performance

Avviandoci verso la conclusione, è chiaro come con il tempo, queste dinamiche incidano non solo sui risultati, ma anche sul clima organizzativo e sul livello di fiducia all’interno dei gruppi di lavoro. Migliorare il modo in cui prendiamo le decisioni e le performance di un team, non è solo una questione di competenze. Molto spesso il punto è la qualità delle relazioni. In diverse esperienze aziendali ho osservato che quando le relazioni all’interno di un team non funzionano, la comunicazione diventa meno chiara, aumentano incomprensioni e tensioni, le decisioni rallentano e di conseguenza calano anche le performance.

Al contrario, quando si lavora sulle relazioni il confronto diventa più efficace, le persone si assumono più responsabilità e le decisioni diventano più rapide e condivise. Per queste ragioni decidere bene fa sì che le performance migliorino e con esse processi e obiettivi. Questo porta a un miglioramento delle relazioni tra le persone che fanno parte di un ecosistema e di un team. Non si tratta solo di migliorare la leadership o di avere più informazioni a disposizione. Per non incappare in decisioni prese nel modo sbagliato dobbiamo scavare e riconoscere il modo in cui le persone pensano, interpretano le situazioni e prendono decisioni a loro volta. Bias cognitivi, esperienze pregresse, contesto e pressione influenzano profondamente il processo decisionale, spesso senza che ce ne rendiamo conto. In un contesto sempre più complesso e incerto, lavorare sulla qualità delle decisioni diventa un elemento centrale per le organizzazioni.

Non basta decidere velocemente. È necessario imparare a decidere meglio.