A poche settimane dall’entrata in vigore della Legge Pmi n. 34/2026, la maggior parte delle imprese risulta ancora priva di un sistema strutturato per la consegna tracciata dell’informativa sulla sicurezza ai dipendenti in smart working.
La norma prevede, per i datori inadempienti, l’arresto da 2 a 4 mesi o l’ammenda fino a 7.403,96 euro. L’obbligo formale esisteva già, ma fino all’introduzione delle sanzioni penali era largamente disatteso. La portata del nuovo obbligo è ampia. Secondo l’ultimo report dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, alla fine del 2025 i lavoratori italiani in modalità agile erano 3,57 milioni. Una platea che attraversa grandi aziende, Pmi e microimprese. Proprio queste ultime sono le più esposte al rischio sanzionatorio: secondo i dati della Camera dei Deputati su fonte CDP, oltre il 99% delle imprese italiane rientra nella categoria delle Pmi. Tra queste, la maggioranza non dispone di ufficio legale interno né di un sistema documentale strutturato per gestire informative, firme e archiviazione.
Legge Pmi: come rispondono le aziende
In questo scenario, la piattaforma legaltech HEU osserva un primo segnale operativo nelle settimane successive all’entrata in vigore della legge. Circa 3 aziende su 10 tra quelle attive sulla piattaforma si stanno muovendo per adeguarsi. Utilizzando strumenti digitali per creare, far firmare e archiviare i documenti richiesti.
Luca Visconti, co-founder di HEU, sottolinea che “il problema degli obblighi previsti dalla nuova Legge Pmi non è scrivere l’informativa. Il problema è dimostrare di averla consegnata, mantenerla aggiornata anno dopo anno e tenerne traccia per ogni dipendente. È esattamente il tipo di processo per cui un’impresa con cinque persone non ha né tempo né strumenti. E che oggi può fare la differenza tra essere a norma o rischiare un procedimento penale”.
Il requisito della tracciabilità
La novità sostanziale introdotta dalla legge non riguarda solo l’esistenza dell’informativa, ma la sua tracciabilità. Non è più sufficiente, per i datori di lavoro, avere un modello standard nel cassetto. Per essere conformi, devono garantire tre elementi contemporaneamente:
- informativa coerente con le effettive modalità di lavoro adottate,
- aggiornamento almeno annuale del documento,
- prova dimostrabile della sua trasmissione al singolo dipendente.
Significa che un’azienda che opera con un mix di lavoro in presenza, ibrido e fully remote dovrebbe avere informative differenziate per ciascuna configurazione. Raccoglierne la firma elettronica del lavoratore, archiviarle in modo che siano recuperabili in caso di controllo e ripetere il ciclo ogni dodici mesi. Per una Pmi senza funzione legale interna, gestire questo flusso con file word, pdf firmati a penna e cartelle di posta elettronica rende difficile ricostruire la catena documentale nel momento in cui un ispettore la richiede.
In arrivo i primi controlli
Le prime settimane successive all’entrata in vigore della legge hanno già attirato l’attenzione degli ispettorati territoriali del lavoro, con i primi controlli formali attesi nei prossimi mesi. Per le Pmi che non si sono ancora mosse, il margine per organizzare il processo documentale è ancora aperto, ma si sta restringendo. I tre obblighi non sono soddisfacibili a posteriori una volta avviato un controllo. La firma raccolta dopo l’ispezione non sana la mancata consegna preventiva.
“Per anni le Pmi italiane hanno gestito gli adempimenti legali in modo reattivo, intervenendo solo quando arrivava la scadenza o il controllo”, conclude Visconti. “La Legge Pmi è un campanello d’allarme che cambia questo paradigma: la conformità diventa un processo continuo. In questo primo mese stiamo vedendo muoversi anticipatamente le imprese più organizzate. La maggior parte probabilmente si attiverà solo dopo il primo controllo, ma a quel punto il margine di adeguamento è chiuso”.
