Lo smart working riprende la sua corsa

di Maria Cecilia Chiappani | Emergenza, frenata e assestamento: lo smart working ha trovato la sua dimensione? “Nì”, perché in Italia abbiamo sempre a che fare con un tessuto lavorativo complesso e variegato.

I numeri ci danno almeno la certezza che non è così in pericolo come alcune comunicazioni di massa potrebbero indurci a pensare. Anzi, molte aziende nell’ultimo anno hanno trovato il compromesso tra presenza e distanza con nuovi modelli ibridi, salvando sia la coesione di team sia l’autonomia individuale. Tuttavia, per sfruttare davvero le potenzialità trasformative di una diversa organizzazione del lavoro c’è ancora molto da investire, soprattutto in termini di competenze.

Serve rafforzare la capacità di assegnare e perseguire obiettivi, di sentirsi responsabilizzati per ottenere i risultati. Poi è arrivata l’Intelligenza Artificiale. L’automazione delle attività ripetitive libera risorse, consente di concentrare le energie su mansioni a valore aggiunto e offre spazio a creatività e sviluppo personale. Certo, la percezione di sostituibilità delle persone rischia di minare motivazione, engagement e senso di purpose, ma vogliamo mantenere una prospettiva positiva.

Indipendentemente dalla tecnologia, numerosi lavoratori italiani potrebbero già beneficiare dello smart working, sottolineandone l’ampio potenziale inespresso. Anche quando la mansione non consente il telelavoro, sono disponibili formule alternative di flessibilità come la settimana corta, ancora in fase embrionale. La ricerca 2025 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano torna a fotografare lo stato del lavoro agile nel nostro Paese, con uno sguardo alle modalità più diffuse, alle esigenze di manager e lavoratori e alle future evoluzioni.

Quanti sono gli smart worker in Italia

“Se dovessi scegliere un sostantivo per definire il dibattito attuale sullo smart working direi ‘confusione’. In alcuni casi anche disinformazione sulla narrazione delle aziende che fanno retromarcia”, interviene Mariano Corso, responsabile scientifico dell’Osservatorio. “Sembra che gli esempi di oltreoceano restituiscano organizzazioni focalizzate più sui risultati economici e meno su conciliazione, flessibilità e diversity. Ma è davvero così? Cerchiamo di fare chiarezza partendo dai numeri, spesso assenti nei dibattiti innescati dai media, ma fondamentali per orientare i decisori aziendali. Guardando al Flex Index americano, il 66% delle aziende opera con un modello flessibile, le aziende full office sono il rimanente 34%. Meno di due anni fa eravamo a 50 e 50”.

I dati, dunque, smentiscono la narrazione del ritorno al passato statunitense, ma veniamo all’Italia. Lo scorso anno si registrava un lieve decremento nel numero totale degli smart worker: il sistema ha sostanzialmente retto al venire meno degli obblighi introdotti nell’emergenza pandemica. Ora la cifra torna a crescere, sebbene dello 0,6%, portando a quota 3.575.000 gli smart worker italiani. Volgendo subito gli occhi al 2026, le stime parlano di un aumento dello 0,8%, a quota 3.605.000 lavoratori agili.

Sui dati di questa edizione, è interessante osservare le differenze per tipo di impresa. Aumentano soprattutto i lavoratori agili nel settore pubblico, in totale 555.000, il 17% del totale. Analogo andamento per le grandi imprese, dove circa il 53% delle persone lavora da remoto, mentre le Pmi invertono la rotta, fermandosi all’8% del personale. Al di là delle percentuali, la crescita generale sembra poggiare su basi più solide, poiché non risponde a vincoli normativi ma a scelte strategiche.

Progetti attivi e percezione dei lavoratori

Il 67% delle pubbliche amministrazioni gestisce attivamente iniziative di smart working, al +6% rispetto al 2024. Un altro 10% di questa categoria lavora esclusivamente da remoto. Tra le grandi aziende le progettualità rimangono stabili al 95% degli intervistati. Si tratta, in entrambi i casi, di iniziative strutturate con policy o linee guida. Scende invece dell’8% il dato delle Pmi, dove il 45% adotta iniziative di smart working e lo fa prevalentemente in modo informale. La flessibilità deriva più da un accordo tra lavoratore e responsabile che da un regolamento interno.

Lato lavoratore, una volta “provato” lo smart working è difficile privarsene. Soprattutto nelle grandi imprese, dove solo il 15% delle persone opera da remoto meno giorni rispetto a quelli previsti dall’accordo aziendale. Normalmente ciò avviene per risolvere problemi e urgenze. Nelle PA l’incidenza del sottoutilizzo è pari al 28%, principalmente per una scelta personale basata sulla percezione che le giornate di lavoro da remoto siano più del necessario. Le Pmi vivono situazioni eterogenee: il 49% lavora da remoto per i giorni definiti dall’accordo, la restante parte si divide tra chi utilizza meno l’opportunità (22%) e chi la usa di più (15%). Ancora una volta, la variabilità si deve all’approccio informale, con maggiori deroghe rispetto ai modelli basati su policy interne.

“Il potenziale inespresso risiede proprio qui”, aggiunge Mariano Corso. “Le Pmi e le microimprese potrebbero anche raddoppiare la percentuale di smart worker, proiettando il numero complessivo a 6.500.000 persone. Praticamente quello raggiunto nel pieno della pandemia, ma con esigenze, tecnologie e competenze oggi nettamente diverse”. Come cambia il mix di attività lavorative? L’AI sta già spostando strumenti, modalità, policy e spazi di lavoro. Resta da capire il dialogo tra smart working e Intelligenza Artificiale per sfruttare una grande occasione: rendere il lavoro più attrattivo e meno usurante.

Gli attuali modelli di smart working

Passando ai modelli di organizzazione del lavoro agile, il “full remote” è poco diffuso, mentre prevale l’alternanza ibrida basata sulle necessità dei team. La gestione del bilanciamento tra lavoro in sede e da remoto può essere basata su:

• modello strutturato: le persone rispettano le policy aziendali (es. numero di giorni da remoto) e le indicazioni possono essere uguali per tutti oppure differenziate in base alle attività;
• linee guida: modello basato su linee guida non vincolanti definite dall’organizzazione, che può suggerire un numero ideale di giornate di lavoro in sede;
• libera scelta: completa autonomia individuale nel bilanciare presenza in sede e lavoro da altri luoghi.

Il modello strutturato appartiene soprattutto a grandi imprese e PA. In linea, per esempio, con gli Stati Uniti, dove il modello “Structured Hybrid” caratterizza il 42% delle aziende. “Sono i modelli più diffusi ma non gli unici”, spiega Fiorella Crespi, direttrice dell’Osservatorio Smart Working. “Tra le tendenze emergenti c’è sicuramente la settimana corta, anche se in Italia poche realtà hanno avviato la sperimentazione, nel nostro caso il 10% del panel. Tra i benefici, il benessere e lo spazio per la vita privata, tra i punti deboli, la percezione di aumento della pressione lavorativa e di riduzione del senso di appartenenza all’azienda. Seguiremo con attenzione il trend nelle prossime edizioni dell’Osservatorio”.

Vince l’approccio collaborativo

La ricerca approfondisce anche l’impatto dei diversi approcci sulle persone e sulle aziende. Tra quello strutturato/centralizzato, quello collaborativo e quello totalmente libero, la virtù sta nel mezzo. Quando si sceglie la via della collaborazione ed è il team di lavoro a definire le modalità più opportune per la propria organizzazione, i lavoratori white collar vivono un livello medio di engagement di 6,65 su una scala 1-10. Rispetto al 6,14 di chi non ha autonomia decisionale e al 6,05 di chi può decidere da solo.

Quanto al legame con l’azienda, il 37% di chi lavora da remoto percepisce un forte senso di appartenenza, rispetto al 31% di chi non ha tale flessibilità. Se allo strumento del lavoro agile si accompagna un coinvolgimento “collegiale” nella sua definizione, si passa al 40%. Invece, quando le persone subiscono scelte centralizzate si scende al 36%. Temi che si ripercuotono anche sulla produttività delle persone e dei team, nonché sul clima aziendale nella sua interezza.

Cosa aspettarci dall’AI nello smart working

Come anticipato, l’AI sta già rimodellando lo svolgimento delle attività lavorative. In particolare, si fa carico delle automazioni e delle burocrazie, favorendo le attività “autonome” e orientate ai risultati. L’entità dell’efficienza ottenibile grazie al suo utilizzo dipende dal tipo di professione e dal mix di attività svolte.

Per esempio, chi si occupa di comunicazione, come i consulenti telefonici o gli addetti al customer care, ha la possibilità di ridurre del 10% il tempo dedicato all’interazione sincrona con i clienti, per dedicarsi ad altri compiti a valore aggiunto. Chi invece è impegnato in attività di collaborazione, può tagliare del 7% il tempo destinato alle azioni di mero coordinamento. Sempre 7% anche nel mondo creativo, dove si ottimizzano attività quali generazione di idee, presentazioni, immagini, video, audio e musica.

I lavoratori segnalano inoltre che l’Intelligenza Artificiale aiuta a migliorare accuratezza del lavoro e acquisizione di nuove competenze. In futuro, l’adozione estesa dell’AI e lo sviluppo di nuove funzionalità potrebbero amplificare questi effetti, ridisegnando profili e mansioni, rendendo il lavoro più autonomo e di valore. Potenzialmente più coerente con le necessità evolute dello smart working.