Tra regole non sempre chiare, timore di rifiuti e procedure complesse, per molti dipendenti chiedere un rimborso spese resta una fonte di stress e incertezza.
Lo rivela il report “La zona grigia” di Soldo, che indaga il delicato equilibrio tra fiducia e controllo nelle dinamiche di spesa. Evidenziando come la fiducia si confermi una vera e propria variabile economica. Dove le regole non sono percepite come chiare, i dipendenti esitano, rinunciano a spese utili e l’organizzazione rischia di perdere opportunità di crescita.
Paura del rimborso spese? Il divario di percezione
Secondo la ricerca, il 45% dei dipendenti italiani è titubante nel presentare una nota spese e il 39% evita del tutto, rinunciando a rimborsi che sarebbero legittimi. Si nota il crescente disallineamento tra le intenzioni di conformità dei lavoratori e la percezione di rigidità e rischio associata ai processi interni di spesa.
Alla base del problema c’è un divario di percezione che mina la fiducia. Mentre il 58% dei responsabili finanziari è convinto che le regole di rimborso spese siano chiare, solo poco più della metà dei dipendenti (51%) sa certezza cosa possa essere effettivamente rimborsato. Questo disallineamento si traduce in autocensura. Il 28% rinuncia a spendere anche per attività utili all’azienda e il 19% ha già sperimentato almeno un rifiuto su richieste legittime.
Non sorprende quindi che la gestione delle note spese sia tra le principali fonti di stress: chiedere il rimborso di importi elevati è secondo solo, in termini di incertezza, alla richiesta di budget per conferenze o eventi. “È fondamentale che le aziende italiane puntino alla chiarezza delle policy, sostituendo sistemi complessi con processi più semplici e trasparenti” commenta Gianluca Salpietro, Head of Sales di Soldo in Italia. “Quando le regole sono coerenti con i processi, i dipendenti spendono con sicurezza e serenità. E i team finance possono gestire tutto con fiducia e controllo”.
Differenze in base al ruolo
La percezione dei problemi legati alle spese aziendali cambia profondamente a seconda del ruolo. Tra i finance leader, le principali fonti di frustrazione sono la convinzione che “tutto sia rimborsabile” (31%), la mancanza di ricevute (26%), le spese non conformi (24%) e i ritardi nella presentazione delle note spese (22%).
Lato dipendenti, invece, uno su quattro (25%) considera la gestione dei rimborsi una delle attività più stressanti. Quando sorgono dubbi, il 36% si rivolge al proprio manager e solo il 20% al reparto finance. Un chiaro indicatore di una supervisione frammentata e di policy non sempre interiorizzate.
A complicare ulteriormente lo scenario, emerge un nuovo rischio. Il 41% dei responsabili finanziari italiani teme che l’intelligenza artificiale possa essere usata per generare ricevute false, con impatti diretti sulla conformità e sulla governance aziendale.
“Sono rimasto sorpreso dalla facilità con cui si può creare una ricevuta falsa” conclude Salpietro. “L’unico modo per prevenire questa minaccia è collegare ogni pagamento digitale alla nota spese, garantendo tracciabilità completa e visibilità in tempo reale. Così da proteggere l’azienda e permettere ai dipendenti di operare con sicurezza”.
Consulta il report La Zona Grigia di Soldo.
