Meglio da remoto o in sede?

di Francesca Praga | 

Smart Working si parla da anni, elogiandolo e applicandolo poco e male. Nonostante gli elogi, non sono state mai molte – perlomeno fino a qualche mese fa – le aziende che hanno promosso questo tipo di lavoro rispetto al classico format in presenza.

Alcune aziende, viste come virtuose e innovative, avevano iniziato delle politiche di lavoro misto: molta parte del tempo in ufficio, piccole parti del tempo da remoto. La pandemia di Covid-19 e la notevole trasformazione della tecnologia in questi anni hanno obbligatoriamente contribuito a diffondere in modo massivo questa rinnovata forma di lavoro. Attuarla in uno stato di emergenza, con tutti i servizi chiusi, non è stato il modo migliore per avvicinarsi a questa modalità lavorativa: abbiamo fatto del nostro meglio, ma possiamo aggiustare il tiro con soddisfazione di tutti, volendo.

Il fascino del “lavoro da casa”

L’idea di “lavorare da casa” affascina da sempre un po’ tutti: ci si immagina sdraiati a bordo piscina o circondati dalla natura incontaminata, o più realisticamente seduti alla scrivania del proprio studio, immersi nel silenzio, sorseggiando caffè e gestendo l’agenda lavorativa alleggerita del fattore “stress”, quello legato all’ambiente di lavoro o al quotidiano pendolarismo del tragitto casa-lavoro e ritorno.

La verità ahimè, almeno nella maggior parte dei casi, è che non abbiamo una stanza dedicata all’interno delle nostre mura domestiche, non abbiamo il silenzio necessario (sia per la presenza – magari – di altre persone in casa, che per una questione ambientale), il caffè lo possiamo bere solo se ce lo siamo preparati per tempo e il fattore stress è quadruplicato in quanto, oltre agli impegni lavorativi incombenti, ci sentiamo sovraccaricati da quelli domestici visibili, dalle lavatrici alla spesa, passando per i letti da rifare e i mobili da spolverare. Senza contare che uscire di casa ogni giorno vuol dire anche stabilire una routine che riguarda la cura di sé attraverso la valorizzazione del nostro aspetto con abiti e scarpe adeguate, make-up e altro.

Un buon equilibrio tra tutti questi elementi, però, può rivelarsi produttivo, sia per l’azienda che per i dipendenti; chi riesce a bilanciare con più facilità le esigenze personali, attuando una gestione flessibile del lavoro, al contempo affronta con più energia le esigenze lavorative (un lavoratore soddisfatto, inutile ricordarlo, lavora di più e meglio).

Tuttavia, per quanto lo Smart Working possa immaginificamente apparire una soluzione ideale, può rivelarsi controproducente in determinate situazioni: ad esempio, lunghi periodi di lavoro a distanza possono ostacolare lo sviluppo delle relazioni interpersonali e della carriera dei dipendenti. Il lavoro di squadra virtuale, inoltre, ha dimostrato di non riuscire a raggiungere gli stessi livelli di produttività conseguibili con la collaborazione in loco. Le aziende dovrebbero, proprio nel momento in cui ci troviamo a riscrivere il futuro, bilanciare l’opzione del lavoro remoto con quella della collaborazione in presenza.

Lavoro in remoto versus lavoro in sede

Proviamo a vedere più da vicino alcuni vantaggi e svantaggi della collaborazione da remoto e della collaborazione in loco.

La gestione del tempo

• Il problema | Buona parte dei pendolari trascorrono circa due ore al giorno in movimento, tra casa e ufficio. Il pendolarismo, la maggior parte di noi lo sa bene, può causare stress, stanchezza, stati di noia e irritabilità, addirittura tristezza, e questo può riflettersi sul lavoro attraverso un minor livello di concentrazione e produttività. Con lo Smart Working i dipendenti certamente possono risparmiare il tempo perso in viaggio: ciò può portare a ripercussioni positive sull’umore e, di conseguenza, sulla produttività. Sempre rispetto a questo tema, un altro elemento emerso dalle ricerche fatte è che i lavoratori sono generalmente meno produttivi nell’ultima ora di lavoro in ufficio, già mentalmente proiettati al viaggio di rientro che li aspetta.
• La soluzione | La soluzione, ovviamente, non è quella di offrire pedissequamente ad alcuni dipendenti di lavorare da remoto: non sempre è possibile, non per tutte le mansioni. Se poi gli altri colleghi sono obbligati a mantenere l’ufficio come sede preferenziale di lavoro, ecco che si creano attriti e malcontenti. Una soluzione intermedia potrebbe essere quella di favorire lo Smart Working per uno o due giorni alla settimana, al contempo di creare dei bonus ad hoc quotidiani a sostegno delle spese sostenute per raggiungere la sede di lavoro, offrendo sia una migliore gestione del tempo che un parziale sostegno economico, proponendo una situazione lavorativa favorevole e ottimizzando la produttività dei propri dipendenti.

La produttività

• Il problema | Come già accennato, il lavoro a distanza può aiutare nella gestione del tempo e può portare una maggiore produttività del singolo, il che non si traduce automaticamente in un aumento complessivo della produttività del team o dell’organizzazione in ogni progetto richiede la collaborazione tra diversi membri del team e la mancata presenza di determinate persone sul posto può rallentare il completamento del progetto. La tecnologia che rende possibili le videoconferenze, ad esempio, ha reso più facile condurre riunioni online; tuttavia non può certo sostituire la presenza fisica dell’individuo in una discussione, un dialogo o un atteggiamento fisico esplicativo. Capita spesso che si raggiunga più rapidamente un accordo se ci si guarda in faccia senza disturbi di connessione o magari ci si sorrida per un veloce lampo di comprensione.

• La soluzione | Il lavoro a distanza ha certo meno distrazioni del lavoro in loco, se agito in solitudine e concentrazione. In alcune situazioni, però, potrebbero esserci disturbi come i rumori di fondo o la presenza di familiari. Ciò può causare una distrazione irritante durante importanti sessioni di discussioni. Ecco che, ancora una volta, la soluzione giusta potrebbe essere quella di dare la possibilità ai propri dipendenti di fare parte del lavoro, quella solitaria, da casa e la parte di lavoro che va svolta in team, in ufficio. Il buon senso vince, alla fine.

Lavoro di squadra e connessioni sociali

• Il problema | Le organizzazioni si basano sulla cooperazione e sul lavoro di squadra armonioso. Lavorare insieme per molte ore ogni giorno aiuta le persone a cooperare meglio, prima di tutto comprendendo le personalità dei colleghi e sapendosi adeguare. I singoli componenti del team possono capire meglio i comportamenti, il pensiero, i punti di forza e l’etica del lavoro dei colleghi se lavorano insieme in uno spazio d’ufficio. Ciò chiaramente aiuta a migliorare la produttività del lavoro e si rivela vantaggioso per l’azienda.
• La soluzione | Lavorare a distanza invece può causare ostacoli nella comprensione e nella conoscenza, provocando attriti per via di cose non dette, non chiarite, per fatti immaginati e pensieri auto-limitanti. Certo, le aziende potrebbero organizzare eventi e occasioni per permettere ai dipendenti di conoscersi meglio e, di conseguenza,  aumentarne  la spinta alla collaborazione e all’impegno. Ciò diventa attuabile nei casi in cui le persone siano costrette a non potersi frequentare con assiduità, ma diventa assurdo e inutile se invece la soluzione risiedesse semplicemente nella più costante frequentazione dell’ufficio stesso. Non stiamo raccontando una novità: una migliore conoscenza reciproca porta le persone a lavorare in modo armonioso: l’azienda giustamente ne beneficia.

L’aumento del pool di talenti

• Il problema | Ecco un vero vantaggio dello Smart Working: qualsiasi sia la sede dell’azienda, il dipendente può vivere in qualunque parte del Paese o del mondo, basta che abbia le competenze e il talento richiesto. Quindi l’organizzazione non si limita ad accedere a talenti di gente che abita nelle vicinanze, o disponibili a trasferirsi. In questi casi c’è la complicanza della gestione delle pianificazioni (penso ai fusi orari diversi, più che altro, problema inesistente se restiamo nel territorio locale).
• La soluzione | Un buon programma mensile anticipato può tranquillamente risolvere la gestione delle presenze, degli orari, delle scadenze e quant’altro, per chi lavora soprattutto in remoto.

Ma alla fine chi vince?

Alla fine si tratta di mettere in gioco buon senso ed empatia. Magari considerando prima di tutto le singole mansioni: questo ruolo cosa permette di fare? Quali attività possono essere svolte a distanza, quali invece necessitano della presenza?

Poi vanno esaminate le caratteristiche e le esigenze personali, possibilmente con colloqui di persona: quanto questo collaboratore è autonomo? Quali decisioni dipendono dalla sua precisione e affidabilità nel mantenere gli impegni? Quali sono le sue preferenze, qual è la sua situazione familiare per quanto riguarda la distanza dalla sede di lavoro e la tranquillità nel lavorare in remoto? Quanto si sente confidente nell’accettare di non stare sempre alla stessa scrivania?

Molte domande, molti colloqui, alcuni cambi di direzione, momenti più in solitaria, altri momenti più in presenza. Un buon bilanciamento di tempi e situazioni porterà senza dubbio a trovare la soluzione ideale per ogni azienda, e per ogni persona.